Divalto Installation – Maintenance (IM), une solution globale pour la gestion des flux de l’entreprise dans un seul et unique logiciel
Les entreprises industrielles, qu’il s’agisse des fabricants ou des sociétés de négoce, exercent une multitude d’activités. Cela complique à la fois le suivi de leurs flux et l’interaction entre les différents départements qu’elles abritent, et impacte de fait la réactivité voire la qualité de leurs services.
Depuis l’action commerciale et la création d’un devis jusqu’à la facturation finale, de nombreuses étapes doivent être franchies : l’acceptation par le client du devis, la création d’un bon de commande ; ce dernier est ensuite envoyé au niveau de la production ou du magasin avant la livraison et l’installation de l’équipement. Il s’ensuit également, en fonction des services proposés par l’entreprise et des demandes du client, un contrat d’exploitation et de maintenance et donc l’intervention de personnel de l’entreprise sur site.
« Ces nombreuses activités posent problème car jusqu’à présent, peu d’outils sur le marché permettaient de travailler l’ensemble de ces flux au sein d’une seule et unique solution, constate Éric Volle, directeur de la BU CRM et IM chez Divalto. D’où la nécessité de créer des passerelles entre les différents logiciels du système d’informations afin de réduire les risques de perte de données et d’informations précieuses ».
Aussi, beaucoup d’entreprises ont installé un système ERP depuis déjà plusieurs années et ont engagé en parallèle une démarche de dématérialisation de tout ce qui se passe à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise. L’objectif étant d’aider les commerciaux à accéder aux informations du produit mais aussi les techniciens chargés de l’installation et de la maintenance des produits chez le client. « L’installation est une activité particulièrement complexe car elle nécessite de devoir commander ou de produire les bons matériaux ou le matériel, de planifier la réception et l’installation de l’équipement, ajoute Éric Volle. Enfin, concernant la maintenance, qu’elle soit préventive ou curative et pour laquelle les techniciens doivent intervenir à plusieurs reprises, parfois sur plusieurs semaines, la planification des tâches se révèle être pleinement stratégique ».
Une solution globale et unique pour gérer l’ensemble des flux d’activité de l’entreprise
Divalto s’est appuyé sur sa longue expérience en matière de gestion des flux métiers notamment acquise avec sa solution CRM Divalto weavy pour concevoir la solution globale Divalto IM. Ainsi, de la création du devis et la prise de commande à l’installation et la maintenance préventive et curative réalisé par des techniciens sur site, Divalto IM intègre l’ensemble des informations et les rend accessibles à tous les acteurs d’un même projet, quel que soit son service.
Au niveau de la commercialisation par exemple, cette solution offre la possibilité d’accéder aux données CRM de l’entreprise à partir d’un smartphone. En matière d’installation et de maintenance, « Divalto IM permet, y compris hors connexion, d’accéder immédiatement à l’ensemble des informations liées à l’équipement, précise Éric Volle. Ainsi, toutes les demandes d’intervention, les bons de travaux et l’historique de maintenance – date et lieu d’intervention, nom du technicien – ou encore les données liées aux pièces détachées sont instantanément transmises, traitées et facturées ».
Outre les gains de temps, de qualité et de suivi des opérations (choses importantes notamment en cas de litige) qu’apporte Divalto IM, utiliser un seul et même logiciel permet de simplifier la formation des futurs utilisateurs. Cet outil est utilisé également de façon transverse dans l’entreprise ; il permet ainsi de faire travailler ensemble les différents services et apporter plus de réactivité et de communication dans les échanges et les process.
Répondre aux besoins de planification, de mobilité et de facturation
Lancé il y a deux ans dans la continuité de la solution Divalto weavy, Divalto IM offre de nombreux avantages dans la gestion des flux d’activité de l’entreprise ; à l’image d’un de ses clients, Rezolia, une société bretonne spécialisée dans la recherche de fuites et les travaux de rénovation. En effet, Rezolia (utilisatrice Divalto weavy) va prochainement mettre en place la solution Divalto IM afin d’industrialiser ses process, de l’appel du client à l’intervention (souvent urgente dans le cas d’un sinistre). « Rezolia a besoin d’une solution couvrant l’ensemble de ses process, de l’enregistrement de la commande à la planification en passant par le diagnostic, et ce avec des données claires et précises », indique Éric Volle.
Avec Divalto IM, Rezolia sera en capacité d’optimiser la planification des interventions, un élément stratégique pour l’entreprise dans la mesure où leur durée peut varier d’une demi-journée (pour les urgences) à plusieurs mois. « La solution permettra à Rezolia de tout planifier, y compris en intégrant les contraintes du client et les aléas climatiques ». Du point de vue de la mobilité, Rezolia a d’ores et déjà déployé ses activités à partir de tablettes numériques permettant à chaque intervenant, où qu’il se trouve, d’accéder aux mêmes informations de planification et des mises à jour effectuées. « Avec Divalto IM, il est également possible d’enrichir les informations par des photos et de suivre en direct l’avancement du chantier », complète le Directeur de Marché.
Enfin, en matière de facturation, Divalto IM va permettre à Rezolia de répondre aux problématiques de facturations successives (facture de situation et de solde) assorties d’acomptes, « et assurer qu’il n’y ait plus de décalage entre la réalisation d’une opération et sa facturation ». Une façon supplémentaire d’optimiser la gestion de l’ensemble des flux d’activité et ainsi accroître à la fois la réactivité et la qualité de service.
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